Vad innebär den nya lagen?
Den nya lagen innebär att företag kan slänga sina papperskvitton så fort de har digitaliserats. Detta gäller inte bara kvitton utan även annan räkenskapsinformation som fakturor och betalningsbevis (Källa: Visma SPCS). Så länge informationen är korrekt och komplett digitalt bevarad, finns det inget krav på att behålla originalpapperskopiorna.
Fördelar med digitalisering av kvitton
- Minskad administrativ börda: Företag slipper hantera och lagra stora mängder papper, vilket både sparar tid och minskar risken för att dokument försvinner eller förstörs.
- Kostnadsbesparingar: Enligt beräkningar kan företag spara upp till 3,9 miljarder kronor per år genom att gå över till digital arkivering.
- Ökad säkerhet: Digitala system kan vara säkrare och mer tillförlitliga än pappersarkiv, förutsatt att de hanteras korrekt och att säkerhetskopior tas regelbundet.
Krav för digitala kvitton
För att ett digitalt kvitto ska vara godkänt av Skatteverket, måste det innehålla alla relevanta uppgifter som datum, artikelnamn, pris, moms, företagets namn och organisationsnummer samt butikens adress. Dessa kvitton måste sparas i minst sju år, precis som tidigare, men nu kan detta ske digitalt istället för i pappersform (Källa: Bokio).
Praktiska tips för övergången till digitala kvitton
- Använd pålitliga digitala bokföringssystem: Moderna molnbaserade bokföringsprogram som Visma eEkonomi, Bokio och Fortnox erbjuder automatiserade lösningar för att ladda upp och spara digitala kvitton, vilket gör övergången smidig och säker. Dessutom kan du koppla bilderna direkt till verifikationer.
- Säkerhetskopiera regelbundet: Se till att alla digitala kvitton och dokument säkerhetskopieras regelbundet till flera säkra platser, såsom molntjänster eller externa hårddiskar.
- Håll dig uppdaterad: Följ uppdateringar och rekommendationer från Skatteverket och andra myndigheter för att säkerställa att ditt företag följer alla nya regler och bestämmelser.
