Bokföringsskyldighet
Alla bostadsrättsföreningar är bokföringsskyldiga enligt Bokföringslagen (BFL). Det innebär att föreningen ska bokföra löpande alla affärshändelser, som inkomster, utgifter och transaktioner, bevara bokföringsmaterial i minst sju år och upprätta årsbokslut eller årsredovisning varje räkenskapsår. Bokföringen ska spegla föreningens ekonomiska ställning och resultat korrekt och vara tillgänglig för medlemmar och revisorer.
Om föreningen inte klarar av att sköta denna skyldighet ordentligt rekommenderas anlitande av en extern part som kan hjälpa till med den ekonomiska förvaltningen av bostadsrättsföreningen. Har man redan en extern part anlitad men är missnöjd med dess arbete kan man byta. Läs mer om hur man byter ekonomisk förvaltare här.
Löpande bokföring
I den löpande bokföringen ska alla transaktioner dokumenteras i kronologisk ordning. Några exempel på vanliga transaktioner i en bostadsrättsförening är:
- Medlemsavgifter och månadsavgifter.
- Kostnader för fastighetsskötsel och underhåll.
- Räntekostnader på lån.
- In- och utbetalningar för renoveringar.
- El, vatten, avfall och försäkringskostnader.
Alla verifikationer, som kvitton och fakturor, ska sparas och kopplas till bokföringen.
Redovisning och årsredovisning
En bostadsrättsförening ska upprätta en årsredovisning varje räkenskapsår, vilket vanligtvis sammanfaller med kalenderåret. Årsredovisningen ska innehålla:
- En resultaträkning som visar föreningens intäkter och kostnader under året.
- En balansräkning som visar föreningens tillgångar, skulder och eget kapital vid årets slut.
- En förvaltningsberättelse som sammanfattar föreningens verksamhet och viktiga händelser under året.
- Noter som förklarar vissa poster i balans- och resultaträkning, exempelvis avskrivningar och skulder.
Årsredovisningen ska granskas av föreningens revisor innan den fastställs av årsstämman.
Avskrivningar och underhåll
Bostadsrättsföreningen ska göra avskrivningar på sina tillgångar, såsom byggnader och inventarier. Föreningen bör också planera för kommande underhåll genom att upprätta en underhållsplan som sträcker sig 10-30 år framåt. Dessutom ska den avsätta pengar till en underhållsfond. Detta skapar en ekonomisk buffert för framtida renoveringar, exempelvis stambyten, takbyte eller fasadrenoveringar.
Revision
En bostadsrättsförening måste ha en revisor som granskar föreningens redovisning och förvaltning. Revisorn ska kontrollera att bokföringen är korrekt och att alla affärshändelser är dokumenterade, bedöma om årsredovisningen ger en rättvisande bild av föreningens ekonomi samt lämna en revisionsberättelse som presenteras på årsstämman.
Vanliga utmaningar och tips
Bokföring och redovisning i en bostadsrättsförening kan vara komplicerad. Några vanliga utmaningar inkluderar:
- Felaktiga avskrivningar eller uteblivet underhåll.
- Bristfällig planering av likviditet och kapital.
- Oklara avtal med leverantörer och entreprenörer.
Tips:
- Anlita en redovisningsbyrå med erfarenhet av bostadsrättsföreningar eller en extern ekonomisk förvaltare som kan hjälpa till.
- Använd digitala bokföringsprogram för att hålla ordning på transaktioner och verifikationer.
- Följ regelbundet upp budget och årsredovisning för att förhindra ekonomiska överraskningar.
